Prüfaufträge in der Inspection+ App

Was sind Prüfaufträge?

Prüfaufträge bilden die Grundlage für die Arbeit mit der Inspection+ App.

Zugriff ohne Prüfauftrag

Ohne einen freigegebenen Prüfauftrag kann sich ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zwar in der App anmelden, hat jedoch keinen Zugriff auf eine Organisation und sieht keine Equipments, Technischen Plätze oder weiteren Inhalte.

Zugriff mit Prüfauftrag

Erst mit der Zuordnung zu einem Prüfauftrag erhält der Benutzer Zugriff auf die zugehörige Organisation und kann innerhalb der App arbeiten.

Die im Prüfauftrag hinterlegten Equipments und Technischen Plätze dienen dabei in erster Linie der Planung und Übersicht der Prüfung. Sie beeinflussen beispielsweise verschiedene Kennzahlen und Kacheln im Dashboard, schränken den Zugriff innerhalb der Organisation jedoch nicht auf diese Objekte ein.

Flexible Prüfungsdurchführung

Mit der Freigabe eines Prüfauftrags für einen Benutzer erhält dieser Zugriff auf die Daten der zugehörigen Organisation und kann auch weitere Equipments und Technische Plätze innerhalb dieser Organisation einsehen und bearbeiten.
Dadurch können Prüfungen flexibel durchgeführt werden, ohne dass für jede Ergänzung oder Anpassung zunächst ein neuer Prüfauftrag erstellt werden muss.

Arbeiten mit Prüfaufträgen

Prüfauftrag öffnen

Nach dem Login werden alle für das Benutzerkonto freigegebenen Prüfaufträge angezeigt.

Zunächst sind zugewiesene Prüfaufträge unter „Verfügbare Aufträge“ gelistet. Um Prüfungen durchführen zu können, muss ein Prüfauftrag zunächst geöffnet werden.

Alle Informationen beziehen sich dann auf den aktuell geöffneten Prüfauftrag. Dies betrifft beispielsweise:

• Dashboard-Kennzahlen

• die Kacheln „Zur Prüfung beauftragte Equipments“ und „Zur Prüfung beauftragte technische Plätze“

• durchgeführte Prüfungen und Prüfergebnisse

Status eines Prüfauftrags

Ein Prüfauftrag kann unterschiedliche Bearbeitungsstände haben:

Weitere Informationen zum Abschluss eines Prüfauftrags finden Sie im Abschnitt Abschluss eines Prüfauftrags.

Mehrere Prüfer innerhalb eines Prüfauftrags

Ein Prüfauftrag kann mehreren Prüfern gleichzeitig zugeordnet werden. Dadurch können mehrere Personen innerhalb desselben Auftrags arbeiten und Prüfungen durchführen.

Dashboard-Kennzahlen bei mehreren Prüfern

Aus diesem Grund werden auf dem Dashboard die Kennzahlen „Ihre Prüfungen“ und „Im Auftrag getätigte Prüfungen“ separat ausgewiesen.
Genauere Informationen zu diesen Kennzahlen finden Sie auf der Seite Dashboard Inspection+ App.

Bearbeitungsstand bei mehreren Prüfern

Der Bearbeitungsstand eines Prüfauftrags bezieht sich immer auf den aktuell angemeldeten Benutzer. Derselbe Prüfauftrag kann daher für verschiedene Prüfer einen unterschiedlichen Status besitzen.

Beispiel:

• Prüfer A hat den Prüfauftrag bereits geöffnet → Auftragsstatus „Offen“

• Prüfer B hat den Prüfauftrag noch nicht geöffnet → Auftragsstatus „Verfügbar“

Prüfaufträge erstellen und verwalten

Voraussetzungen

Für das Erstellen und Verwalten von Prüfaufträgen ist die entsprechende Berechtigungsgruppe “I+ Admin (Standard)” erforderlich.
Die entsprechende Berechtigung ist Teil des Premium Pakets und wird von den Carl Stahl Kollegen vergeben.

Falls Sie das Premium Paket haben und Aufträge und den Zugang zur Inspection+ App selbst verwalten möchten, wenden Sie sich an Ihren Carl Stahl Ansprechpartner.

Prüfaufträge erstellen und verwalten

Prüfaufträge werden über das Backend erstellt und verwaltet.

Berechtigte Benutzer können dort Prüfer, Equipments, Technische Plätze und weitere Informationen einem Prüfauftrag zuordnen.

Nach der Freigabe steht der Prüfauftrag den zugeordneten Prüfern automatisch in der Inspection+ App zur Verfügung.

Detaillierte Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Prüfaufträgen finden Sie im Bereich Prüfaufträge im Backend.

Sicherheitscheck / Gefährdungsbeurteilung

Prüfaufträgen kann optional ein Sicherheitscheck bzw. eine Gefährdungsbeurteilung zugeordnet werden.

Der Sicherheitscheck dient dazu, sicherheitsrelevante Informationen vor Beginn einer Prüfung zu bestätigen und sicherzustellen, dass die für den Einsatz erforderlichen Vorgaben berücksichtigt wurden.

Sicherheitscheck beim Öffnen eines Prüfauftrags

Wurde einem Prüfauftrag ein Sicherheitscheck zugeordnet, wird dieser beim erstmaligen Öffnen des Prüfauftrags automatisch angezeigt.

Erst nach Bestätigung des Sicherheitschecks kann mit dem Prüfauftrag gearbeitet werden. Das Ergebnis des Sicherheitschecks hat dabei keinen Einfluss auf die Dokumentation der späteren Prüfung. Außerdem kann der Prüfauftrag auch bei Hinweisen oder negativen Bewertungen weiterhin geöffnet werden.

Wird derselbe Prüfauftrag später erneut geöffnet, muss der Sicherheitscheck nicht erneut ausgefüllt werden.

Aufbau eines Sicherheitschecks

Ein Sicherheitscheck basiert auf dem gleichen Prinzip wie eine Checkliste innerhalb einer Prüfung.

Die einzelnen Punkte dienen dabei nicht der Bewertung von Equipments, sondern der Erfassung und Bestätigung von sicherheitsrelevanten Informationen zur Arbeitsumgebung. Aktuell steht eine standardmäßige Gefährdungsbeurteilung als Sicherheitscheck zur Verfügung.

Um den Sicherheitscheck abzuschließen und den Prüfauftrag zu öffnen, müssen mindestens alle als Pflichtfelder gekennzeichneten Punkte bewertet werden.

Sicherheitscheck und Prüfer

Arbeiten mehrere Prüfer innerhalb desselben Prüfauftrags, muss jeder Prüfer den Sicherheitscheck selbst bestätigen, bevor er mit den Prüfungen innerhalb des Auftrags beginnen kann.

Die Ergebnisse des Sicherheitschecks werden für die jeweiligen Prüfer gespeichert und können anschließend im Backend eingesehen werden.

Weitere Informationen zur Auswertung und Dokumentation von Sicherheitschecks finden Sie im Bereich Prüfaufträge im Backend.

Abschluss eines Prüfauftrags

Nachdem alle Prüfungen eines Auftrages durchgeführt wurden, kann der Prüfauftrag abgeschlossen werden.

Abschluss eines Prüfauftrags bei mehreren Prüfern

Jeder Prüfer schließt seinen Prüfauftrag für sich selbst ab.

Wird ein Prüfauftrag durch einen Prüfer abgeschlossen, bleibt er für alle beteiligten Prüfer weiterhin verfügbar.

Erst wenn alle zugeordneten Prüfer ihre Arbeiten beendet und den Prüfauftrag abgeschlossen haben, gilt der Prüfauftrag insgesamt als abgeschlossen. Erst dann verschwindet der Prüfauftrag auch aus der Liste “Verfügbare Aufträge” und wird im Backend archiviert.

Prüfliste nach dem Abschluss

Nach dem Abschluss eines Prüfauftrags wird automatisch eine Prüfliste als Excel-Datei erstellt und an den Prüfer sowie an den Ersteller des Auftrages per Mail versendet.

Die Sprache in der Excel Datei richtet sich dabei nach der Spracheinstellung des jeweiligen Prüfers. Die Prüfliste dient als Übersicht über die durchgeführten Prüfungen und die dokumentierten Prüfergebnisse innerhalb des Prüfauftrags und besteht aus 2 Tabellenblättern.

Tabellenblatt: „Prüfliste“

Das Tabellenblatt „Prüfliste“ enthält eine Übersicht aller Equipments, die während des Auftrags geprüft wurden, einschließlich der dokumentierten Prüfergebnisse.

Tabellenblatt: „Prüfergebnisse“

Das Tabellenblatt „Prüfergebnisse“ enthält ausschließlich Checklistenpunkte mit den Ergebnissen:

• In Ordnung mit Hinweis (IOMH)

• Nicht in Ordnung (NIO)

Kommentare zu diesen Checklistenpunkten werden ebenfalls aufgeführt.

Prüfpunkte mit dem Ergebnis „In Ordnung“ werden in diesem Tabellenblatt nicht dargestellt, auch nicht wenn diese einen Kommentar besitzen

Erneuter Versand der Prüfliste

Die Prüfliste kann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erneut aus dem Backend heraus versendet werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Bereich Prüfaufträge im Backend.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ein Equipment mehrfach innerhalb eines Prüfauftrags geprüft werden?

Ja. Ein Equipment kann beliebig oft innerhalb eines Prüfauftrags geprüft werden.

Maßgeblich für das Ergebnis ist immer die zuletzt durchgeführte Prüfung.

Warum sehe ich nach dem Login keine Equipments oder Technischen Plätze?

Sind keine Prüfaufträge vorhanden oder wurden noch keine Prüfaufträge freigegeben, können trotz erfolgreichem Login keine Daten innerhalb der App angezeigt werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Was sind Prüfaufträge?

Tipps und Tricks zum Drucken oder Umwandeln der Prüfliste in eine PDF

Die Prüfliste kann direkt aus Excel gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Damit alle Informationen vollständig dargestellt werden, sollte vor dem Drucken oder dem PDF-Export die Druckvorschau geprüft und gegebenenfalls eine passende Skalierung gewählt werden.

Kann ein Prüfauftrag mehreren Prüfern gleichzeitig zugeordnet werden?

Ja. Ein Prüfauftrag kann mehreren Prüfern gleichzeitig zugeordnet werden.

Alle beteiligten Prüfer können innerhalb desselben Prüfauftrags arbeiten und Prüfungen durchführen. Der Prüfauftrag gilt erst dann als vollständig abgeschlossen, wenn alle zugeordneten Prüfer ihre Arbeiten beendet haben.

Warum ist ein bereits abgeschlossener Prüfauftrag weiterhin sichtbar?

Wird ein Prüfauftrag von mehreren Prüfern bearbeitet, bleibt er so lange verfügbar, bis alle zugeordneten Prüfer ihre Arbeiten abgeschlossen haben.

Erst anschließend verschwindet der Prüfauftrag vollständig aus der App und wird im Backend archiviert.

Muss der Sicherheitscheck von jedem Prüfer durchgeführt werden?

Ja. Der Sicherheitscheck wird für jeden Prüfer separat durchgeführt und dokumentiert.

Erst nach Bestätigung des Sicherheitschecks kann der jeweilige Prüfer mit den Prüfungen innerhalb des Prüfauftrags beginnen.